ERP ảnh hưởng như thế nào đến chi phí vận hành doanh nghiệp?
ERP ảnh hưởng như thế nào đến chi phí vận hành doanh nghiệp?
Trong nhiều doanh nghiệp, ERP thường được nhìn nhận như một khoản đầu tư lớn, thậm chí là “chi phí công nghệ” làm gia tăng gánh nặng ngân sách. Tuy nhiên, góc nhìn này chưa phản ánh đúng bản chất của ERP. Trên thực tế, ERP không nhằm mục tiêu tiết kiệm chi phí ngay lập tức, mà hướng đến kiểm soát và tối ưu chi phí vận hành một cách bền vững.
Để hiểu rõ giá trị thực sự của ERP, doanh nghiệp cần phân tích chi phí vận hành đang phát sinh từ đâu, đâu là các điểm nghẽn trong quản trị thủ công và ERP tác động như thế nào đến cấu trúc chi phí tổng thể.
1. Chi phí vận hành doanh nghiệp đến từ đâu?
1.1. Chi phí nhân sự gián tiếp và quản lý
Bên cạnh chi phí lao động trực tiếp, nhiều doanh nghiệp đang “gánh” một lượng lớn chi phí nhân sự gián tiếp như kế toán, hành chính, kiểm soát nội bộ, tổng hợp báo cáo. Khi quy mô mở rộng, các công việc này thường tăng theo cấp số nhân nếu vẫn xử lý thủ công hoặc trên nhiều hệ thống rời rạc.
Việc thiếu công cụ quản trị tập trung khiến doanh nghiệp phải sử dụng nhiều nhân sự chỉ để nhập liệu, đối soát và xử lý sai sót.
1.2. Chi phí tồn kho và sản xuất khó kiểm soát
Tồn kho dư thừa, nguyên vật liệu chậm luân chuyển, sản xuất không bám sát nhu cầu thị trường là những nguyên nhân phổ biến làm đội chi phí vận hành. Khi dữ liệu kho, mua hàng và sản xuất không được liên thông, doanh nghiệp rất khó đưa ra quyết định chính xác về kế hoạch sản xuất – cung ứng.
1.3. Chi phí sai sót và rủi ro quản trị
Sai lệch số liệu, thất thoát hàng hóa, chậm báo cáo tài chính hay rủi ro tuân thủ là những “chi phí ẩn” nhưng tác động lớn đến hiệu quả kinh doanh. Đặc biệt, khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, các rủi ro này càng trở nên nghiêm trọng nếu không có hệ thống kiểm soát phù hợp.
2. Các điểm nghẽn chi phí khi doanh nghiệp quản trị thủ công
2.1. Dữ liệu phân tán, thiếu nhất quán
Một trong những điểm nghẽn lớn nhất là dữ liệu nằm rải rác ở nhiều bộ phận: kế toán, bán hàng, kho, sản xuất. Mỗi phòng ban sử dụng một công cụ riêng, dẫn đến tình trạng số liệu không đồng nhất, phải đối chiếu thủ công và mất nhiều thời gian xử lý.
Điều này không chỉ làm tăng chi phí nhân sự mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quyết định của ban lãnh đạo.
2.2. Quy trình phụ thuộc vào con người
Khi quy trình chưa được chuẩn hóa, doanh nghiệp phụ thuộc quá nhiều vào kinh nghiệm cá nhân. Bất kỳ sự thay đổi nhân sự nào cũng có thể gây gián đoạn vận hành, phát sinh chi phí đào tạo lại và tiềm ẩn rủi ro sai sót.
2.3. Thiếu công cụ đo lường chi phí theo thời gian thực
Nhiều doanh nghiệp chỉ biết chi phí đã phát sinh khi kỳ kế toán kết thúc. Việc thiếu dữ liệu realtime khiến doanh nghiệp phản ứng chậm trước biến động thị trường, làm giảm khả năng kiểm soát ngân sách và hiệu quả sử dụng nguồn lực.
3. ERP tác động như thế nào đến cấu trúc chi phí vận hành?
3.1. Giảm chi phí nhân sự gián tiếp thông qua tự động hóa
ERP giúp tự động hóa nhiều nghiệp vụ như ghi nhận giao dịch, tổng hợp báo cáo, đối soát dữ liệu giữa các bộ phận. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể:
Giảm khối lượng công việc thủ công
Tối ưu số lượng nhân sự gián tiếp
Nâng cao năng suất của đội ngũ hiện tại
Đây là một trong những giá trị cốt lõi giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí đầu tư erp dưới góc độ đầu tư dài hạn, thay vì chỉ nhìn vào chi phí ban đầu.
3.2. Kiểm soát tồn kho và sản xuất chính xác hơn
Khi dữ liệu mua hàng – kho – sản xuất – bán hàng được kết nối trên một nền tảng duy nhất, doanh nghiệp có thể:
Lập kế hoạch sản xuất sát với nhu cầu thực tế
Giảm tồn kho dư thừa
Hạn chế lãng phí nguyên vật liệu
Để đạt được hiệu quả này, doanh nghiệp cần lựa chọn phương án cũng như quy trình triển khai erp phù hợp với đặc thù ngành nghề và mức độ sẵn sàng nội bộ.
3.3. Hạn chế sai sót và nâng cao năng lực kiểm soát nội bộ
ERP thiết lập các quy tắc kiểm soát ngay trong hệ thống, từ phân quyền người dùng đến luồng phê duyệt và kiểm tra dữ liệu. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro sai sót, gian lận và nâng cao tính minh bạch trong quản trị.
Trong quá trình đo lường hiệu quả đầu tư, vai trò của tư vấn triển khai hệ thống erp là đặc biệt quan trọng để doanh nghiệp xây dựng đúng chỉ số đánh giá và khai thác tối đa giá trị hệ thống.
4. Hệ thống Lạc Việt SureERP – Nền tảng kiểm soát chi phí và quản trị bền vững
ERP không phải là công cụ giúp doanh nghiệp “tiết kiệm chi phí ngay lập tức”, mà là nền tảng giúp kiểm soát và tối ưu chi phí vận hành một cách bền vững. Khi được triển khai đúng cách, ERP giúp doanh nghiệp nhìn rõ cấu trúc chi phí, giảm lãng phí và nâng cao năng lực quản trị dựa trên dữ liệu.
Thay vì đặt câu hỏi ERP có tốn kém hay không, doanh nghiệp nên cân nhắc: liệu mô hình quản trị hiện tại có đủ sức hỗ trợ tăng trưởng trong dài hạn? ERP, trong bối cảnh đó, chính là một khoản đầu tư chiến lược cho tương lai.