Những sai lầm thường gặp khi tính lương nhân viên và cách khắc phục
Nhận diện những sai lầm phổ biến và tìm ra cách khắc phục kịp thời là điều cần thiết để doanh nghiệp vận hành hiệu quả.
Trong quá trình quản lý nhân sự, tính lương là một trong những công việc nhạy cảm và dễ xảy ra sai sót nhất. Chỉ cần một con số sai lệch nhỏ cũng có thể dẫn đến khiếu nại, mất niềm tin từ nhân viên, thậm chí là rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Vì vậy, nhận diện những sai lầm phổ biến và tìm ra cách khắc phục kịp thời là điều cần thiết để doanh nghiệp vận hành hiệu quả.
Sai lầm trong việc áp dụng quy định pháp luật về tiền lương
Bỏ sót quy định tính lương ngày lễ, Tết
Nhiều doanh nghiệp vì thiếu cập nhật thông tin hoặc nhầm lẫn trong áp dụng mà vi phạm quy định tính lương ngày lễ tết. Theo Bộ luật Lao động, nhân viên được nghỉ hưởng nguyên lương vào các ngày lễ lớn. Nếu đi làm, họ phải được trả thêm ít nhất 300% mức lương theo đơn giá hoặc theo công việc. Việc tính sai hoặc bỏ sót quy định này có thể khiến doanh nghiệp gặp rắc rối khi thanh tra lao động hoặc đối diện khiếu nại từ nhân viên.
Không phân biệt đúng các khoản bắt buộc và phụ cấp
Một lỗi thường gặp khác là không tách bạch rõ giữa lương cơ bản và các khoản phụ cấp, trợ cấp. Điều này dẫn đến sai sót trong việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân.
Cách khắc phục
Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các thay đổi về luật lao động, tổ chức tập huấn cho bộ phận C&B và sử dụng phần mềm để đảm bảo tính chính xác trong các phép tính và khoản chi trả.
Sai lầm trong quản lý và vận hành bảng lương
Sử dụng bảng lương thủ công gây nhầm lẫn
Một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến sai sót là doanh nghiệp vẫn quản lý bảng lương bằng Excel thủ công. Khi số lượng nhân sự tăng lên, việc kiểm tra, đối chiếu và cập nhật rất dễ bị lỗi. Trong khi đó, việc áp dụng mẫu bảng lương chuẩn mực sẽ giúp việc theo dõi thu nhập, khấu trừ và thưởng phạt trở nên minh bạch và dễ kiểm soát hơn.
Không có quy trình kiểm tra và phê duyệt rõ ràng
Nhiều doanh nghiệp không xây dựng cơ chế kiểm tra chéo trước khi phát hành bảng lương, dẫn đến sai sót kéo dài và lặp lại qua nhiều kỳ.
Cách khắc phục
Chuẩn hóa mẫu bảng lương thống nhất trong toàn công ty.
Thiết lập quy trình kiểm tra nhiều bước trước khi phát hành.
Ứng dụng phần mềm quản lý lương để giảm thiểu tối đa sai sót thủ công.
Sai lầm trong tính toán giờ làm thêm và lựa chọn hình thức trả lương
Tính sai lương làm thêm giờ
Một lỗi điển hình là tính sai mức lương làm thêm vào ban đêm, ngày nghỉ hoặc ngày lễ. Thực tế, công thức phải tuân theo quy định của luật, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng theo cảm tính. Điều này dẫn đến tình trạng nhân viên cảm thấy bị thiệt thòi. Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, doanh nghiệp cần áp dụng cách tính lương tăng ca theo đúng chuẩn.
Lựa chọn hình thức trả lương chưa phù hợp
Không ít doanh nghiệp áp dụng một phương thức chi trả cố định cho mọi vị trí, dẫn đến sự thiếu công bằng và không khuyến khích hiệu suất. Thực tế, có nhiều hình thức trả lương khác nhau như lương theo thời gian, theo sản phẩm, lương khoán, hoặc hỗn hợp. Việc lựa chọn sai hình thức dễ khiến chi phí tăng cao mà hiệu quả nhân sự không cải thiện.
Cách khắc phục
Doanh nghiệp cần nắm vững công thức tính lương làm thêm, tuân thủ đầy đủ hệ số do luật quy định.
Xem xét đặc thù công việc để chọn hình thức trả lương hợp lý, vừa khuyến khích năng suất vừa kiểm soát chi phí.
Sai sót trong tính lương không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và văn hóa doanh nghiệp. Những sai lầm như bỏ sót quy định về lễ, Tết, quản lý bảng lương thủ công, tính sai lương tăng ca hoặc áp dụng hình thức trả lương không phù hợp đều có thể khắc phục được nếu doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh.
Để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tiết kiệm thời gian trong công tác quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự Lạc Việt SureHCS HRM. Giải pháp này tích hợp toàn bộ quy trình từ chấm công, tính lương, phúc lợi đến báo cáo nhân sự, giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu chi phí vận hành và nâng cao trải nghiệm cho nhân viên.
Bài viết cùng chủ đề:
Last updated